Astronomická konference 2006

Astronomická konference 2006 skončila velkým úspěchem

Organizace astronomické konference byla technicky náročná

Účastí vyšší o téměř 750 osob překonalo pražské 26. valné shromáždění Mezinárodní astronomické unie (IAU) předchozí setkání astronomů z celého světa v australském Sydney. Čtrnáctidenní konference konaná v srpnu letošního roku v Kongresovém centru Praha (KCP) byla pro Prahu největší a nejvýznamnější astronomickou událostí za posledních 39 let. Přes enormní organizační i technickou náročnost obstály český organizátor a s ním i hlavní město v nárocích světového kongresového trhu na výbornou.

„Kongres byl výjimečný v mnoha ohledech, podobná vědecká setkání totiž běžně trvají pouze 3-5 dní. Špičkoví odborníci ze 73 členských zemí IAU jednali v Praze po dlouhé dva týdny v rámci 6ti sympozií, 17ti diskusních zasedání, 7 specializovaných konferencí a 110ti jednáních divizí a komisí. Předneseny byly také 4 plenární přednášky předních světových astronomů. Šlo zřejmě o nejdelší takto velký kongres v ČR za posledních 10 let,“ říká Zuzana Tesařová, vedoucí organizačního týmu konference a výkonná ředitelka společnosti Congress Bussines Travel, s.r.o. (CBT) Během 650 přednášek odborníci hodnotili astronomické objevy v uplynulých třech letech a dojednávali pokračování mezinárodní spolupráce. Intenzivní program zaplnil celkem 22 jednacích sálů. V Praze vystoupilo více než 730 řečníků, z nichž zhruba 5% tvořili čeští astronomové.

Pro účastníky bylo připraveno přes 1 600 posterových prezentací představujících 4 500 m² informační plochy. „Nakonec se v Praze zaregistrovalo přes 2 600 osob včetně 36 dětí. Z téměř 2 500 astronomů bylo 540 studentů a 115 seniorů. Na setkání s názvem „Women in Astronomy“ se objevilo přes 250 žen,“ řekla Zuzana Tesařová, která připomněla návštěvnost předchozího kongresu IAU v roce 2003 v Sydney, kam přijelo oproti Praze pouze 1 900 osob.

Technická a organizační náročnost

Astronomický kongres v Praze byl unikátní nejen svou délkou a návštěvností, ale i rozsahem a flexibilitou použité techniky. Velké procento prezentací bylo spouštěno z osobních počítačů přednášejících využívajících pro prezentaci vědeckých dat vlastnoručně vytvořené aplikace. „Museli jsme sladit technické a softwarové vybavení kongresu s různými operačními systémy a speciálním programovým vybavením, které používají astronomové na svých technicky vyspělých laptopech. Připravit během půlhodinových přestávek prezentaci až sedmdesáti přednášejících vyžadovalo precizní koordinaci techniků. Považuji za velký úspěch, že při takovém počtu účastníků a jejich laptopů se nám podařilo spustit naprosto všechny přednášky,“ prohlásila výkonná ředitelka CBT.

Promítání přednášek však nebyl jediný technický rébus, který museli organizátoři řešit. Mezi 34 vystavovateli doprovodné výstavy bylo i nadnárodní sdružení International Virtual Observatory Aliance. To v KCP poprvé představilo složitý databázový registr, který komukoliv na světě umožňuje rychle najít výsledky jakéhokoliv astronomického pozorování. „Kvůli představení registru museli organizátoři do KCP zavést internetové připojení schopné komunikovat s celým světem rychlostí 100 Mbit/s, a to dokáže jen pár subjektů na českém trhu“, podotkl prof. RNDr. Jan Palouš, DrSc., předseda Národního organizačního výboru Valného shromáždění IAU a předseda Rady pro zahraniční styky Akademie věd ČR. Desítky přípojek zavedli technici i do sálů a kanceláří KCP. „Nad nákresy a v rozhovorech s počítačovými odborníky nad správnou konfiguraci sítě jsme strávili stovky hodin. Kromě pevného připojení jsme díky sponzorské podpoře zajistili i bezdrátové připojení k Internetu v celých prostorách konference o kapacitě až 500 připojení zároveň. Celkem se během kongresu takových připojení uskutečnilo přes 18 000,“ dodala Zuzana Tesařová.

Kvalitní informační servis

Vůbec poprvé v historii kongresů IAU zajistil tým CBT živé internetové vysílání některých přednášek i zahajovacího a závěrečného ceremoniálu. Nasnímané akce jsou navíc stále k dispozici na webovém serveru www.astronomy2006.com. „O videoarchiv je značný zájem. Jen za první dva týdny po skončení kongresu záznamy z něj shlédlo na 20 000 návštěvníků. Předpokládáme, že do roku 2009, kdy se bude konat další astronomický kongres, by archiv mělo navštívit na 100 000 diváků“, uvedla Tesařová. V měsíci říjnu přibudou v podobě stažitelných videonahrávek i další přednášky a diskuse. „Ve většině sálů jsme pořizovali také audionahrávky, které budeme dále zpracovávat.“

Vývoj webových stránek kongresu byl podle ní též velmi náročný, stejně jako následná každodenní úprava. Server sloužil po celou dobu přípravy jako hlavní a v podstatě jediný zdroj informací pro zájemce o účast po celém světě. „Někdy jsme aktualizovali obsah stránek každých pět minut, což vyžadovalo nepřetržité správcovské služby,“ prohlásila Zuzana Tesařová.

Velké drobnosti a řada zkušeností

Enormní rozsah kongresu se projevil i v na první pohled samozřejmých drobnostech, jako je např. navigační systém pro účastníky. Kongresové centrum se svou složitou soustavou chodeb a průchodů si vyžádalo instalaci více než 200 informačních tabulí, při jejichž výrobě bylo potisknuto přes 100 m² plochy.

Neobvyklým se ukázalo zajištění jinak běžných kongresových služeb. Jen například zajištění občerstvení na tzv. coffee breaky po 2 týdny pro více než 2 600 lidí bylo výzvou. Nejinak tomu bylo i u konferenčních novin. „Každou noc jsme pracovali na aktuálním výtisku. Celkem jsme tedy vydali 10 čísel, každé s nákladem 3 000 ks. Díky delšímu trvání konference jsme získali řadu užitečných zkušeností. S pomocí našich subdodavatelů se nám podařilo veškeré vzniklé problémy operativně vyřešit, aniž by je zaregistrovali samotní účastníci konference“, zdůraznila Tesařová.

Důkazem, že Česká republika je připravena na pořádání velkých a prestižních světových kongresů je i fakt, že Mezinárodní astronomická unie sama iniciovala jednání o oficiální žádosti o pomoc ze strany CBT při pořádání kongresu v Rio de Janeiru v roce 2009.

Agentura Congress Business Travel (CBT)

byla založena v roce 1991 a od počátku své existence zaměřila svou činnost na kongresovou a incentivní turistiku s hlavním cílem dosáhnout co možná největšího počtu spokojených klientů.

Pracovní tým agentury se skládá z 13ti vysoce kvalifikovaných a zkušených pracovníků s dlouholetými zkušenostmi při organizaci kongresů, symposií a konferencí na klíč.

CBT každoročně samostatně zorganizuje více než 30 akcí a zajistí desítky služebních cest na kongresy a konference pořádané v zahraničí. Výběr ze zajištěných akcí:

• IASIL 2005 Conference - International Association for the Study of Irish Literatures
• 13th International Safe Communities Conference 2004
• 14th IFCC, EUROMEDLAB Prague 2001 - European Congress of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine and 5th Czech National Congress of Clinical Biochemistry